KA-101/102 Kabul İşlemleri, Yapılması Gerekenler ve Düzenlenecek Evraklar

Hibe Detayı

KA-101/102 Kabul İşlemleri, Yapılması Gerekenler ve Düzenlenecek Evraklar

Kategoriler: Erasmus+ Sıkça Sorulan Sorular

Açıklama

KA-101 Personel Hareketliliği ve KA-102 Öğrenci ve Personel Hareketliliği, diğer projelerin sonuçları Ulusal Ajans tarafından ilan edildikten sonra kurum olarak yapmanız gereken işlemler ve düzenlemeniz gereken evraklar kronolojik sıraya göre yazılmıştır.

KA-101 PERSONEL HAREKETLİLİĞİ

Öncelikli olarak TURNA'ya girip başvuru formunuzu görmeniz gerekmektedir. Eğer göremiyorsanız yardım@ua.gov.tr adresine projenizin kabul numarasını, ID numarasını ve TURNA kullanıcı adınızı yazarak yazarak yardım isteyiniz.

Başvuru formunda yazılı irtibat kişisi veya yasal temsilcide atama vb. sebeplerle bir değişiklik olmuşsa mutlaka uzmanınıza yazı ile bildirin. Başlamadan hatayı düzeltmiş olursunuz.

Ulusal ajanstan (Erasmus+ Okul Eğitimi Personel Hareketliliği Sözleşme Bilgi Formu) kurumunuza sözleşme imzalanıncaya kadar yapılacak işlemlerin anlatıldığı bir yazı gelecektir.

Bu yazı kurumunuza ulaştıktan sonra;

- KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresini almak için bağlı bulunduğunuz POSTA ve TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİNE bir yazı yazmanız gerekmektedir. (Yazıyı götürmeden önce https://basvuru.hs01.kep.tr/online/ bu linkten ön başvuru yapınız)

- EURO hesabı içinde bağlı bulunduğunuz Mal Müdürlüğü/Defterdarlık ile iletişime geçerek kurumunuz adına hesap açtırmanız gerekmektedir. (Bazı yerlerde yazı istenmektedir)

- Kurumunuzun DETSİS numarasını öğreniniz. Öğrenmek için lütfen Tıklayınız!

Not: Yukarıda yazılı üç belgenin içeriğinde olan bilgiler “Sözleşme Bilgi Formu” nun doldurulmasında kullanılacaktır.

Sözleşme Bilgi Formu, TURNA sisteminin “Başvurularım” bölümünde projenize sağ tıklayarak ulaşacağınız “Sözleşme Bilgi Formu” arayüzünden eklenmek suretiyle oluşturulacaktır. Masaüstünüze indirerek açacağınız form güncel bilgilerle doldurduktan sonra, "GÖNDER" butonu ile sisteme yüklenecektir. Devamında ise yine sözleşme bilgi formu arayüzünde sağ tık menüsünde yer alan “Bitir” komutuyla işlemin tamamlanması gerekmektedir. Eksiklikler içeren formlar için “Bitir” işlemi yapılamamakta olup, “Bitir” komutunu verene kadar bilgileri güncellemeniz mümkündür. “Bitir” işleminden sonra düzeltme veya değişiklik için forma yeniden ulaşmanız gerekirse lütfen sorumlu Ulusal Ajans personeli ile irtibata geçiniz.

Sözleşme Bilgi Formunun doldurulması için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

YARARLANICI KURUM BİLGİLERİ:

Sözleşme Bilgi Formuna yararlanıcı kurumun tam resmi adının, adres bilgilerinin, vergi numarasının doğru girilmesine dikkat edilmelidir. (Okullar için: Resmi adında bulunmuyorsa lütfen kurum adının başında il/ilçe belirtmeyiniz.)

M.E.B.’e bağlı kurumlar Resmi Tescil Numarası alanına 6 haneli Kurum Kodu bilgisini yazmalıdır.

Kamu kurumları için geçerli olan 8 haneli DETSİS numarası tam ve doğru yazılmalıdır. Kurumunuzla yapılacak her türlü yazışma için bu numara gereklidir.

Sözleşmenizde yer vermek üzere sizden bir KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı talep edilmektedir. Kurumunuzun hâlihazırda bir KEP hesabı yoksa en kısa sürede temin edilmelidir.

BANKA BİLGİLERİ:

Banka adı, Şube Adı ve Kodu: İlgili muhasebe biriminden temin edeceğiniz hesabın bulunduğu banka seçilmeli, şube adı ve kodu yazılmalıdır.

Hesap Sahibinin Tam Adı: Kamu kurumları için bu bölüme, kurumunuzun bağlı bulunduğu muhasebe biriminin (Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü, Mal Müdürlüğü) adının yer aldığı “Hesap sahibi adı” yazılmalıdır.

Hesap Sahibinin Vergi Numarası: İlgili Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü veya Mal Müdürlüğünün vergi kimlik numarası yazılmalıdır.

IBAN (Avro) Numarası: İlgili muhasebe biriminden temin edeceğiniz hesaba ait IBAN numarası yazılmalıdır.

Muhasebe birimi tarafından açılmış olan hesabın projenize özel olmak üzere vadesiz bir Avro hesabı olduğunun teyit edilmesi önem arz etmektedir.

İRTİBAT KİŞİSİNE AİT BİLGİLER:

İrtibat kişisi, projeye dair her türlü iletişimin gerçekleştirileceği kişi veya kişiler olup kurumunuz personeli olmalıdır. Başvuru formunda birden fazla irtibat kişisi belirtti iseniz sözleşme bilgi formunda öncelikli tercih ettiğiniz kişiyi bildiriniz.

YARARLANICI KURUMUN YASAL TEMSİLCİSİNE AİT BİLGİLER:

“Yararlanıcı Kurumun Yasal Temsilcisine Ait Bilgiler” başlığı altında yer alan bilgiler; Okullar ve diğer eğitim kurumları için Kurum Müdürüne, Milli Eğitim Müdürlükleri için İl/İlçe Milli Eğitim Müdürüne ait olmalıdır. (Lütfen birden fazla yasal temsilci belirtmeyiniz)

Yasal temsilcinin adı, ilk harfi büyük olmak üzere küçük harflerle, soyadının tamamı büyük harflerle yazılmalıdır.

Yasal temsilciye ait görev bilgisi doğru olarak girilmelidir.

Yasal temsilciye ait e-posta adresi aktif kullanılan ve geçerli bir kurumsal e-posta adresi (...@meb.k12.tr, …@...gov.tr) olmalıdır.

Sözleşme Bilgi Formunu gönderdikten 5-7 gün sonra kurumunuzun Turna'dan Sözleşmeyi indirip 2 nüsha olarak imzalayıp UA ya kargo ile göndermeniz yazı ile istenecektir. İmzaladığınız sözleşmeyi UA ya gönderdikten sonra UA da imzalayıp bir suretini kurumunuza iade edecektir.

Sözleşme geldikten sonra yapılacak işlemler;

1. Komisyon Kurulması

Benim en çok önem verdiğim konu komisyon üyelerinin seçimidir. Çünkü; seçeceğiniz üyeler istekli, çalışkan ve disiplinli kişiler olmassa projenizi başarı ile tamamlamanız çok zordur. Komisyon üyelerinin kimler olduğunu belirledikten sonra komisyonun 1 yıl boyunca yapması gereken faaliyetler proje başvuru formundan çıkartılarak görevlendirmeler yapılmalıdır. madde madde açıkça yazılmalıdır (Konferanslar, hazırlık faaliyetleri, yaygınlaştırma faaliyetleri, muhasebeleştirme, resmi yazışmalar, katılımcı seçimi, lojistik faaliyetler vb.). Belirlenen tüm görevler ve görevlendirilen kişiler Komisyon kuruluş yazısının altında açıkça belirtilmelidir. Görevlendirme yapılacak kişiler komisyon üyelerinden ve kurum içinden de olabilir.

2. Yaygınlaştırma Faaliyetleri

İlk yapacağımız iş proje formunda yazılı yaygınlaştırma faaliyetleridir (Duyurunun yapılması, facebook grubunun kurulması, whatspp grubunun kurulması, yerel gazete ilanı, tanıtım konferansı vb.)

3. Hizmet alımı ve DYS Sistemi

Projenizi kurum olarak yürütecekseniz lojistik faaliyetleri komisyon olarak planlayıp yürütmeniz gerekir (Uçak bileti, transferler, konaklama, yeme-içme vb.). Eğer projenizi yurtiçinden veya yurtdışından bir firmadan hizmet alımı şeklinde yürütecekseniz öncelikle "Hizmet Garanti Sözleşmesi" hazırlamanız gerekmektedir. Bu sözleşmeyi çok detaylı bir şekilde hazırlamalısınız. Firmanın ve kurumunuzun yapacakları (sorumlulukları) net bir şekilde yazılı olmalıdır. Piyasa araştırması içinde DYS sisteminden teklif mektupları ve diğer yasal evraklar hazırlanmalıdır. Firma seçiminde teklif mektupları yeterli olmayıp, mutlaka firmanın size referans gösterdiği kurum müdürlleri aranarak doğruluğu teyit edilmelidir. İleride sorun yaşamamak için seçim çok dikkatli bir şekilde yapılmalıdır.

4. Muhasebeleştirme

Öncelikli olarak bağlı bulunduğunuz mal müdürlüğüne projenin yasal temsilcisi, gerçekleştirme görevlisi ve avans mutemedinin kim olduğunu resmi bir yazıyla bildirmeniz gerekir. Avans mutemedi kendi adına Ziraat bankasında EURO hesabı açmalı ve avans çekme işlemini resmi bir yazıyla yapmalıdır (MYS sisteminden yasal evraklar düzenlenmelidir). Avans kapama işlemide aynı şekilde resmi yazıyla yapılmalıdır (MYS sisteminden yasal evraklar düzenlenmelidir). Bazı kişiler karşı çıkacaktır ama ben hertürlü harcamanın fatura karşılığı yapılması düşüncesindeyim. Faturasız işlemler ileride sizin başınızı derde sokabilir. Avans mutemedi olan arkadaşlarımızın faturasız hiçbir harcamayı kabul etmemesini tavsiye ederim. Yaygınlaştırma adı altında 3000-4000 avroluk baskı yada kırtasiye faturalarının zaman içerisinde başınıza dert açacağını düşünmekteyim. Faturalar (%20 dahil) projenizin son bitiş tarihinden öncesine ait olmalıdır. Diyeceksiniz ki %20 proje bittikten 2 ay sonra yatıyor. Bende sizlere şu soruyu sormak isterim. Proje bittikten sonra gelecek parayı nasıl ve nereye harcayacaksınız? Nasıl faturalandıracaksınız? Karar sizin.

5. Katılımcı Seçimi ve Hazırlıklar

Proje formunda yazılı kriterlere göre katılımcı seçimleri adil ve şeffaf bir şekilde yapılmalıdır. Mümkünse her bir akışa ingilizce bilen bir katılımcı seçilmelidir. Proje formunda yazılı hazırlıklara başlanmalıdır (Dilsel, Kültürel vb.). Ad/soyad, T:C:No,, Telefon, mail adresi, adres, doğum tarihinin yazılı olduğu Katılımcı listesi hazırlanmalıdır. Bu liste Europass Hareketlilik ve Mobility Tool işlemlerinde işinizi çok kolaylaştıracaktır.

6. Kurs Merkezlerinden Davetiye Mektubu Alınması

Davetiye mektubu istenirken kurs tarihi, konaklama yapılacak yerin adı, kurs konuları ve katılımcı bilgileri yazılı olmalıdır.

7. Valilik Oluru

Davetiye mektubu geldikten sonra Valilik oluruna müracaat edilmelidir. Valilik oluru alındıktan sonra pasaport işlemlerine başlayabilirsiniz.

8. Resmi Belgeler

Katılımcılarla öğrenme sözleşmesini katılımcı seçiminden sonra hazırlanıp imzallatırılmalıdır. Katılımcı sertifikalı kurs merkezleri tarafından size verilecektir.

9. Europass Hareketlilik Belgesi

Öncelikle sisteme kayıt yaptırılacak ve her bir katılımcı için bu belge düzenlenerek çıktısı alınacaktır.

10. Nihai Raporun Hazırlanarak UA gönderilmesi

Her akıştan önce katılımcı girişleri yapılmalı ve dönüşte anketler takip edilmelidir. Raporun ekine "Katılımcı sertifikalarını, Europass Hareketlilik Belgelerini, Yurtdışında çekilmiş resimleri, hazırlanan dergi, broşürü ve doğruluk beyanını" eklemeniz gerekmektedir.

Sorularınız olursa lütfen bize ulaşınız....

KA-102 ÖĞRENCİ ve PERSONEL HAREKETLİLİĞİ

Başvuru formunda yazılı irtibat kişisi veya yasal temsilcide atama vb. sebeplerle bir değişiklik olmuşsa mutlaka uzmanınıza yazı ile bildirin. Başlamadan hatayı düzeltmiş olursunuz.

Ulusal ajanstan (Erasmus + Programı Mesleki Eğitim Öğrenici Ve Personel Hareketliliği Sözleşme Bilgi Formu) kurumunuza sözleşme imzalanıncaya kadar yapılacak işlemlerin anlatıldığı bir yazı gelecektir.

Bu yazı kurumunuza ulaştıktan sonra;

Başvuru formunda yazılı Yurtdışı ortaklarınızdan "Teyit Mektubunu" mutlaka almanız gerekmektedir. Bu yazı içerisinde ev sahibi kurum bilgileri, 14 günlük staj programı ve öğrenme çıktıları yazılı olmalıdır. Olağanüstü bir durum olmadığı sürece yurtdışı ortak kurumu değiştiremezsiniz. "Teyit Mektubunu" alamadığınız zaman "Sözleşme Bilgi Formu"nu gönderemezsiniz ve projeniz başlamadan sona erer. Yazışmalar kurumsal mailinizden yapılmalıdır.

"Teyit Mektubunu" aldıktan sonra;

- EURO hesabı içinde bağlı bulunduğunuz Mal Müdürlüğü/Defterdarlık ile iletişime geçerek kurumunuz adına hesap açtırmanız gerekmektedir. (Bazı yerlerde yazı istenmektedir)

- Kurumunuzun DETSİS numarasını öğreniniz. Öğrenmek için lütfen Tıklayınız!

Not: Yukarıda yazılı üç belgenin içeriğinde olan bilgiler “Sözleşme Bilgi Formu” nun doldurulmasında kullanılacaktır.

Sözleşme Bilgi Formunda bir sorun yoksa TURNA'da "Proje Bilgi Formu" açılacaktır.

Bu seneki yenilik: TURNA’dan ulaşılacak olan Proje Bilgi Formu doldurulurken aynı ortağa aynı tarihte yapılacak her bir hareketlilik için en fazla 6 öğrenici girilebilmektedir. Aynı ortağa 6’dan fazla öğrenici gönderilmesi planlanmışsa yeni bir satır açılarak farklı tarihlerde yeni bir akış girilmelidir.

TURNA sisteminden indirilip imzalanacak ve mühürlenecek olan “Proje Yönetimi ve Yurtdışı Faaliyete İlişkin Taahhüt” adlı belgenin taranmış hali e-posta yoluyla Ulusal Ajanstaki uzmana iletilmelidir.

Proje Bilgi Formu

Bu sene yeni bir uygulama başlatılarak aynı işletmede yapılacak faaliyete en fazla 6 öğrenci ve 1 refakatçi katılabilmektedir.Turna dan projeye sağ tıklayarak proje bilgi formuna ulaşabilirsiniz. Açılan sayfada öncelikli olarak irtibat kişisi girilerek sağ altta bulunan kaydet tuşuna basılmalıdır. Bu işlemden sonra sol tarafta proje bilgileri gelecektir. Daha sonra yeni diyerek her bir akışı girmeniz gerekmektedir. Sistem 7 öğrenciye izin vermiyor bilginiz olsun. Tüm akışları girdikten sonra (Teyit mektuplarını aldıysanız) Bitir tuşuna basarak işlemi sonlandırmak gerekiyor. Bitir tuşuna basıldıktan sonra sağ altta Proje Bilgi Formu aktif hale gelecek, PDF formatında indirerek, çıktısını alıp proje dosyanızda muhafaza ediniz.

DEVAM EDECEK

Nihai Raporun Hazırlanarak UA gönderilmesi.